Manager Facilitaire zaken & Secretariaat

Arnhem/Zwolle/Utrecht
40 uur

Werken aan jezelf en de wereld om je heen. Dat is succes volgens Nysingh.

Ben jij een gedreven professional met ervaring in het aansturen van een team? En heb je oog voor procesoptimalisatie en ben je iemand die een duidelijke visie heeft hoe een toekomstig facilitair- en secretariaatsteam eruitziet? Dan is deze rol als Manager Facilitaire zaken & Secretariaat bij Nysingh iets voor jou!

Jouw rol

Als Manager Facilitaire Zaken & Secretariaat ben je eindverantwoordelijk voor de vernieuwde afdeling Facilitaire Zaken & Secretariaat. Je leidt een gemotiveerd team verspreid over onze drie locaties, waarbij je zorgt voor een gestroomlijnde organisatie en maximale ondersteuning voor al onze advocaten, (kandidaat-)notarissen en stafmedewerkers. Met jouw ervaring als leidinggevende en passie voor het creëren van een professionele werkomgeving zorg je ervoor dat de kwaliteit van de secretariële ondersteuning en facilitaire zaken dagelijks wordt gewaarborgd. Je fungeert als sparringpartner voor de Raad van Bestuur en de compagnons ten aanzien van het secretariële en facilitaire beleid en ziet toe op de uitvoering ervan, in lijn met de strategische doelen van het kantoor. Daarnaast maak je deel uit van het managementteam. Je takenpakket zal onder andere bestaan uit:

  • het aansturen en ontwikkelen van medewerkers binnen de afdeling secretariaat en het aansturen van de Teamleider Facilitaire Zaken;
  • het optimaliseren van werkprocessen binnen het secretariaat en het facilitaire team;
  • het waarborgen van een effectieve, efficiënte en hoogwaardige dienstverlening van het secretariaat met oog op toekomstige ontwikkelingen;
  • in samenwerking met de Teamleider Facilitaire Zaken het optimaliseren van de inzet van facilitaire medewerkers, voorzieningen, producten en middelen;
  • het ontwikkelen en implementeren van facilitair en secretarieel beleid in samenwerking met de andere stafafdelingen en de Raad van Bestuur.


De afdeling

De afdeling Facilitaire Zaken & Secretariaat bestaat uit twee subteams: het facilitaire team met 9 facilitaire medewerkers die wordt aangestuurd door een teamleider Facilitaire Zaken, en het secretariële team met ruim 20 secretaresses voor de advocatuur en het notariaat. Het secretariaat werkt momenteel hoofdzakelijk vanuit een locatiegericht en praktijkgroepgericht perspectief, maar jij krijgt de kans om er een meer geïntegreerd team van te maken. Doordat de afdeling Facilitaire Zaken & Secretariaat verdeeld is over de drie locaties Arnhem, Utrecht en Zwolle, werk je op alle drie de locaties om de afdeling zo optimaal mogelijk te kunnen aansturen.


Wie ben jij?

  • je hebt een afgeronde hbo-opleiding richting facility of officemanagement
  • je hebt minstens zes jaar werkervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur binnen een professionele, dienstverlenende organisatie;
  • je hebt leidinggevende ervaring, hebt oog voor de kwaliteiten van mensen of bent in staat om medewerkers ontwikkelingsgericht aan te sturen;
  • je bent gericht op samenwerken en bent in staat om veel ‘ballen in de lucht te houden’;
  • je hebt een frisse blik en bent in staat om procesverbeteringen door te voeren;
  • je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.


Wat bieden wij jou?

Bij Nysingh vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kunt ontwikkelen en kunt groeien in een professionele werkomgeving. Zo bieden wij jou:

  • een nieuwe en uitdagende zelfstandige functie binnen een top 20 advocatenkantoor met een professionele en dynamische werkomgeving;
  • een laagdrempelige en toegankelijke kantoorcultuur waarin je met gemak bij elkaar binnenloopt voor inhoudelijk overleg of wat gezelligheid;
  • een team verspreid over meerdere vestigingen;
  • een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 28 vakantiedagen en 2 vaste verlofdagen op jaarbasis;
  • een iPhone, laptop en leaseauto;
  • gezellige kantooractiviteiten zoals kantoorborrels, wintersport, een jaarlijkse barbecue en Jong-Nysingh uitjes voor onze jonge medewerkers!


De procedure

Enthousiast geworden? Stuur dan jouw CV en motivatiebrief naar ons op en wie weet verwelkomen wij jou binnenkort als nieuwe collega! Wij streven ernaar om je binnen twee weken te laten weten of je wordt uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek. Een tweede gesprek, assessment en meeloopdag maken deel uit van de verdere sollicitatieprocedure.


Briefselectie

Wij beoordelen zorgvuldig jouw stukken en nemen binnen twee weken contact met je op.

Telefonische intake

Er worden enkele vragen gesteld over jouw stukken. Tijdens dit gesprek hoor je ook of je wordt uitgenodigd voor een eerste gesprek.

Eerste gesprek

Wij leren jou graag goed kennen. Bij dit gesprek is in ieder geval één medewerker en de recruiter of HR adviseur aanwezig.

Assessment

Je maakt vanuit huis een online assessment van LTP. Zo krijgen wij inzicht in jouw capaciteiten en persoonlijkheid.

Tweede gesprek

Heb je het assessment goed gemaakt? Dan volgt een tweede gesprek met twee medewerkers. Hier wordt dieper ingegaan op de resultaten van het assessment.

Meeloopdag

Je gaat alvast kennismaken met het team en mogelijk wordt er een casus aan je voorgelegd. Wij vinden het belangrijk dat jij je toekomstige collega’s ontmoet voordat je start.

Aanbod

Je ontvangt een voorstel. Na jouw akkoord heten we je van harte welkom bij Nysingh!

Ilona Schotman

Ilona Schotman

HR Adviseur

We vertellen je graag meer!

Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met onze manager HR Astrid Tiemessen (06 12 80 81 39 / astrid.tiemessen@nysingh.nl). Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem gerust contact op met onze HR adviseur Ilona Schotman (06 12 74 43 14 / ilona.schotman@nysingh.nl) Wij staan je graag te woord!


Werken bij Nysingh

We zijn een full service advocaten- en notarissenkantoor met locaties in Arnhem, Utrecht en Zwolle met meer dan 100 advocaten en notarissen. We zijn thuis in de organisaties die Nederland vormen in de sectoren ondernemingen, overheid, zorg, onderwijs en de verzekeringsbranche. Met onze brede ervaring en specifieke kennis zijn we dagelijks met hun uitdagingen in de weer en daar doe jij ook vanaf dag een actief aan mee. Daarom werk je hier altijd nauw samen in integrale teams, die steeds opnieuw samengesteld worden per zaak. Zo zorgen we ervoor dat onze cliënten altijd, op tijd, de juiste afslag nemen. Wil je meer weten over het werken bij Nysingh? Bekijk dan onze werkenbijnysingh Instagram.